Dans cette leçon, tu vas apprendre à localiser, consulter et modifier la fiche d’un client dans le système Matchpoint.
C’est une étape essentielle pour gérer les informations et interactions avec les utilisateurs de ton club sportif.
I. Localiser la fiche d’un client
Pour accéder à la fiche d’un client, rends-toi dans le menu principal :
Clients > Clients > Clients
Options de recherche
Utilise le nom, l’adresse e-mail ou les filtres disponibles pour retrouver le client.
Tu peux aussi utiliser l’icône de recherche rapide si elle est activée.
Résultat de la recherche
Si un seul client correspond, sa fiche s’ouvrira automatiquement.
S’il y a plusieurs résultats, clique sur le code client ou l’icône verte pour ouvrir sa fiche.
II. À l’intérieur de la fiche client
Une fois dans la fiche, deux zones principales apparaissent en haut de l’écran :
- À gauche : les données principales et la photo du client (tu peux téléverser une photo ou l’ajouter via la caméra).
- À droite : le solde disponible et la dette actuelle du client.
Un menu latéral à gauche te donne accès à plusieurs sections :
Général
Tu peux modifier les données générales du client,
lui attribuer un groupe ou une catégorie
et ajouter des notes ou observations.
N’oublie pas de cliquer sur Mettre à jour en bas pour enregistrer.
Informations supplémentaires
Général
Infos comme le motif d’inscription, le client facturé,
les critères de confidentialité, l’acceptation des politiques légales,
et les préférences de communication.
Si le client est mineur, tu peux envoyer une autorisation au tuteur.
Tu peux aussi consulter l’historique des politiques acceptées.
Adresses
Ajouter ou modifier l’adresse postale du client.
Comptes bancaires et cartes
Saisir l’IBAN du client ou envoyer un lien d’enregistrement de carte (si la tokenisation est activée).
Accès utilisateur
Gérer l’accès à l’appli/web, réinitialiser le mot de passe,
envoyer des e-mails de récupération ou bloquer l’accès si nécessaire.
Tu peux voir l’utilisateur, la dernière connexion, les tentatives échouées,
et retirer l’accès ou réinitialiser le mot de passe.
Personnes liées
Associer des membres d’une même famille (parents/enfants)
et créer des unités familiales pour une gestion commune via l’app.
Documents et santé
Enregistrer des documents ou infos médicales si besoin.
Niveaux
Définir le niveau sportif du client.
Cela permet de limiter l’accès à certaines activités selon son niveau.
Tu peux le modifier ici à tout moment.
Agenda
Voir ses réservations, matchs et cours, passés ou futurs.
Tu peux filtrer par état ou type d’activité.
Facturation et paiements
Section avec tous les détails financiers :
- Ventes et remboursements : consulter et gérer les tickets.
- Reçus : consulter les reçus liés à ces tickets, qu’ils soient payés ou en attente.
- Encaissements : chaque paiement enregistré apparaît ici, avec la méthode de paiement et l’utilisateur responsable.
- Prélèvements bancaires : voir les reçus envoyés en prélèvement et leur statut.
- Solde : effectuer une recharge manuelle ou transfert entre clients.
- Dettes : voir et encaisser les dettes, ou les annuler à partir de leur origine.
Services souscrits
Voir les inscriptions du client à l’école ou autres services (ex : location de casier).
Tu peux accéder à sa fiche d’élève, voir jusqu’à quelle date la cotisation est réglée,
ou encore l’inscrire à un nouveau service via “Inscrire à…”.
Abonnements
Gérer les abonnements actifs et consulter les anciens.
Tu peux :
- Ajouter des membres
- Facturer les prochaines cotisations
- Résilier un abonnement
Les icônes à droite permettent de :
- Voir la liste des cotisations (loupe)
- Encaisser une cotisation (billets verts)
- Résilier l’abonnement (flèche rouge)
Forfaits
Les forfaits incluent des cours ou séances.
Tu peux consulter ceux actifs, expirés ou épuisés,
et vendre de nouveaux forfaits.
Tournois et contrôle d’accès
(Disponible si les modules sont activés)
Gérer la participation aux tournois
et contrôler les accès du client au club.
Autres
Gérer des fichiers liés, consulter les communications envoyées
et accéder à des modules en développement comme les entraînements.
III. Actions supplémentaires en bas de la fiche
En bas de page, tu trouveras :
- Facturer des frais : générer un document pour les frais en attente
- Envoyer des communications : e-mail, notification ou SMS (si tu as un pack SMS actif)
- Observations : ajouter une alerte qui s’affichera à chaque ouverture de la fiche
- Désactiver ou bloquer le client
Bravo !
Tu maîtrises maintenant la gestion complète d’une fiche client dans Matchpoint.
À suivre dans la prochaine leçon.
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