Ce document explique comment fonctionnent, en quoi ils diffèrent et comment sont gérées au quotidien les deux modalités de codes échangeables contre des bons proposées par l’application :
Cartes Cadeau (gift cards) — un code = un bon prépayé, conçu pour un cadeau individuel.
Bons d’Entreprise — un code qu’une entreprise cliente distribue à ses employés ou invités, échangeable plusieurs fois, avec des limites d’utilisation et de budget.
Les deux modalités partagent la même base interne (le code saisi et le bon émis lors de son échange) mais ont des flux et écrans différents car le cas d’usage est différent.
Quel usage ?
Vendre un cadeau à un particulier : une personne paie, une autre échange> Carte Cadeau
Vendre des lots de cartes pour une promotion ponctuelle ou un partenaire> Carte Cadeau (mode lot)
Voir le tutoriel sur les Cartes Cadeau
Une entreprise engage des sessions pour ses employés avec un budget limité> Bon d’Entreprise
Une association remet un même code à ses membres pour que chacun puisse l’échanger une fois> Bon d’Entreprise (avec Maximum d’utilisations par client = 1)
Voir le tutoriel sur les Bons d’Entreprise
Règle rapide : si le code est facturé à l’avance et utilisé une seule fois, c’est une Carte Cadeau. Si le code est destiné à plusieurs personnes et facturé ensuite selon la consommation, c’est un Bon d’Entreprise.Différences clés en un coup d'œil
Carte Cadeau
Qui paie : Acheteur (un particulier)
Qui utilise : Une autre personne (le destinataire du cadeau)
Nb d'utilisations : Une seule (un code = un bon) Plusieurs, jusqu'à épuisement des limites
Quand la facture est-elle émise : Avant (prépayé)
Limites : Uniquement la date d'expiration
Bon Entreprise
Qui paie : Entreprise / entité cliente
Qui utilise : Plusieurs personnes
Quand la facture est-elle émise : Après, selon la consommation Validité typique Longue (1 an ou sans expiration) Courte ou moyenne (une période de la convention)
Limites : Limites de quantité et de budget (total et mensuel)
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si une carte cadeau est vendue, mais que le client ne l'utilise jamais ?
La carte reste indéfiniment au statut Payée / Non utilisée. Si vous fixez une date d'expiration, elle ne pourra plus être utilisée après cette date. La facture émise à l'acheteur n'est pas affectée.
Puis-je associer plusieurs cartes cadeaux à une même facture ?
Oui. C'est ce qui se passe habituellement lorsque vous créez un lot : l'étape 4 de l'assistant facture toutes les cartes du lot dans un seul document au client acheteur.
Puis-je désactiver une carte sans annuler la vente ?
Oui. Désactiver la carte empêche simplement son utilisation future ; cela n'affecte pas la facture ni le paiement déjà effectué. Pour rembourser l'argent, il faut émettre un avoir manuellement depuis Facturation → Documents.
Comment appliquer une date d'expiration standard à toutes les cartes cadeaux du centre ?
Il n'y a pas de valeur par défaut ; vous devez la définir pour chaque lot à l'étape 2 de l'assistant. Si elle est généralement la même, notez-la comme rappel ou utilisez-la comme politique interne. Une entreprise souhaite que ses employés utilisent le bon au maximum 1 fois par mois.
Comment faire ? Créez un Bon Entreprise, laissez le nombre Maximum d'utilisations par client à la quantité annuelle autorisée et configurez le Budget maximum mensuel pour limiter les dépenses du mois. Si vous souhaitez également limiter le nombre d'utilisations par mois, complétez avec les politiques du Type de Bon lui-même. Le client entreprise me demande une facture mensuelle.
Comment faire ?
Au début de chaque mois, ouvrez la fiche du Bon Entreprise, vérifiez le montant de À facturer, générez un Paiement avec ces utilisations et facturez le client. Ensuite, encaissez depuis la fenêtre pop-up standard.
Les deux modalités partagent-elles les mêmes codes ?
Non. Chaque code (Carte Cadeau ou Bon Entreprise) est unique dans tout le système. Si vous tentez de créer un code qui existe déjà, le système le rejette ou l'ignore (dans les lots Excel) et vous avertit.
Peut-on imprimer le ticket/facture d'une Carte Cadeau ?
Oui, depuis la fiche de la carte. Une fois payée, le bouton Imprimer apparaît pour télécharger le PDF du document (avec le module de Facturation Électronique actif) ou ouvre la fiche du document pour l'imprimer depuis cette interface.