Coupons d’entreprise
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Qu’est-ce que c’est exactement ?
Un Coupon d’entreprise est un code unique associé à une entreprise ou entité cliente, que plusieurs personnes peuvent utiliser pendant une période donnée, jusqu’à épuisement des limites configurées (nombre total d’utilisations, budget, etc.).
Chaque fois que quelqu’un utilise le code, un nouveau coupon est émis à son nom.
L’entreprise cliente reçoit la facture regroupant les utilisations consommées selon la périodicité choisie par le centre.
Cas typiques :
- Une entreprise achète 100 sessions de paddle pour ses employés.
Votre centre leur fournit un code unique et un budget. Les employés l’utilisent jusqu’à épuisement du quota.
- Un sponsor distribue des cartes avec le même code à 50 invités, chacun l’utilisant une fois.
- Un accord avec une association : n’importe quel membre peut utiliser le code, avec un maximum mensuel.
Actif > Si le code est toujours utilisable.
Type de coupon > Coupon émis à chaque utilisateur.
Client > L’entreprise / entité associée au code.
Valide du / au > Période de validité.
Nb utilisations > Nombre de fois où le code a été utilisé jusqu’à présent.
Utilisé > Montant total utilisé (somme des coupons émis).
En attente de facturation > Montant utilisé qui n’a pas encore été inclus dans une facture au client entreprise.
Cliquez sur Nouveau pour en créer un, ou sur une ligne pour ouvrir sa fiche.
Créer / modifier un Coupon d’entreprise
La fiche du Coupon d’entreprise regroupe la configuration et les statistiques en temps réel.
Actif > Permet l’utilisation. Désactivez pour suspendre temporairement.
Nom > Identifiant lisible du code (apparaît dans les rapports).
Description > Texte interne optionnel.
Type de coupon > Coupon émis à celui qui l’utilise.
Client associé > L’entreprise / entité cliente. Obligatoire : c’est à qui la facture est adressée.
Valide du / au > Période de validité du code.
Utilisations max par client > Nombre de fois qu’un même client final peut utiliser le code. Utile pour « 1 par personne » ou « maximum 4 par personne et par mois ».
Nombre maximum de coupons à créer > Plafond global d’utilisations du code. Lorsqu’il est atteint, le code ne peut plus être utilisé.
Budget maximum total > Plafond économique global. Lorsque les utilisations atteignent ce montant, le code ne peut plus être utilisé même s’il reste des utilisations.
Budget maximum mensuel > Plafond économique par mois calendaire. Se réinitialise chaque 1er du mois. Les plafonds sont appliqués comme filtres : le premier atteint bloque les nouvelles utilisations. Vous pouvez les combiner ou mettre à 0 ceux que vous ne souhaitez pas utiliser.
Statistiques (lecture seule)
La fiche affiche en temps réel :
Utilisé total — montant cumulé des coupons émis.
Utilisé mois en cours — pour contrôler le budget mensuel.
Nb utilisations — nombre de coupons émis pour ce code.
Facturé / En attente de facturation — partie déjà facturée au client entreprise et partie restant à facturer.
Perçu / En attente de perception — partie facturée effectivement perçue.
Utilisations — liste détaillée de chaque utilisation : date, client final, coupon émis, montant, facturé ou non, paiement associé.
Paiements — liste des paiements (regroupements d’utilisations) émis au client entreprise : date, montant, état (perçu / en attente), document associé et date de perception.
Utilisation du Coupon d’entreprise
Comme pour les Cartes Cadeaux, l’utilisation se fait depuis la fiche du client final → onglet Coupons, en saisissant la clé.
En interne :
1. La clé est validée (active, dans les dates, dans les plafonds globaux et mensuels, dans le maximum par client).
2. Si tout est conforme, un coupon du type configuré est émis au client qui utilise le code.
3. L’utilisation est enregistrée dans l’onglet Utilisations du Coupon d’entreprise. Si un des plafonds est atteint, le système refuse l’utilisation avec un message explicatif.
Facturation périodique au client entreprise
Contrairement à la Carte Cadeau (facturation anticipée), ici la facturation se fait a posteriori selon la consommation :
1. Lorsque des utilisations sont en attente de facturation, elles apparaissent dans la fiche du coupon dans la colonne En attente de facturation.
2. Depuis la fiche, un Paiement (regroupement d’utilisations en attente) peut être généré, créant en interne un groupe à facturer.
3. Ce paiement est facturé au client entreprise (facture, ticket ou bon de livraison) puis encaissé via la fenêtre de paiement standard.
4. Chaque utilisation est marquée comme facturée et liée au paiement, et apparaît ainsi dans l’onglet Utilisations. La périodicité est décidée par le centre : mensuelle, à la fin de la période de validité, etc.
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